Společnost Re GROUP, a.s., IČ 25394738, se sídlem U Soudu 6200/17, 708 00 Ostrava – Poruba, zastoupená panem Eduardem Králem, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. B 1850 (dále jen „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků vůči svým klientům. Ochraně osobních údajů věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.
V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci spolupráce mezi námi a Vámi. Naleznete zde informace o tom, na jakém právním základu (důvodu) zpracováváme Vaše osobní údaje, k jakým účelům je zpracováváme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.
A. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme následující osobní údaje:
a) Základní identifikační údaje subjektů sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů.
Jméno, příjmení, rodné číslo a/nebo datum narození, pohlaví, adresa trvalého bydliště a/nebo jiná adresa fyzické osoby (korespondenční adresa, adresa pro doručování do zahraničí apod.), PSČ, telefonní číslo, e-mail.
b) Rozšířené informace o subjektu a jeho bankovní spojení
Jsou-li pro sjednávaný pojistný produkt subjektu relevantní, v rozsahu nezbytném rovněž informace o subjektu (věk, rodinný stav, student, nezaměstnaný), kopie osobních dokladů, jsou-li nezbytné pro ověření totožnosti subjektu (občanský průkaz, řidičský průkaz, pas, rodný list, oddací list apod.), adresa sídla nebo místa podnikání, identifikace a adresa zaměstnavatele, výše průměrného měsíčního příjmu, údaje o bankovním spojení.
c) Osobní a identifikační údaje nezbytné pro sjednávání a plnění pojistných produktů
V nezbytném rozsahu základní identifikační údaje a rozšířené informace o subjektu, navíc zejména evidence pojistných produktů (aktuálních, dříve poskytnutých i sjednávaných), SPZ a údaje o vozidle a škodě na něm, údaje cestovního pojištění (destinace, doba pojištění).
d) Korespondence a jiná komunikace se subjektem
Obsah veškeré korespondence se subjektem a jinými třetími osobami, obsah veškerých změnových požadavků subjektu, elektronické i listinné stejnopisy, kopie dokumentů obsahujících osobní údaje subjektů.
e) Zvláštní kategorie osobních údajů
Informace o zdravotním stavu, jsou-li pro sjednávaný pojistný produkt subjektu relevantní, v rozsahu nezbytném rovněž obsah subjektem zpřístupněné zdravotnické dokumentace.
f) Osobní údaje třetích osob nezbytných v souvislosti se sjednáním produktu
V nezbytném rozsahu základní identifikační údaje třetích osob – subjektů osobních údajů, např. manžela, manželky, partnera, partnerky, dítěte, člena společné domácnosti, pojistníka, pojištěného, obmyšlené osoby, poškozeného, účastníků, svědků pojistných událostí a osob podílejících se na vyřizování pojistných událostí, popř. jiných osob.
B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Při výkonu činnosti pojišťovací agenta a pojišťovacího makléře se nacházíme v pozici správce osobních údajů.
V rámci pojišťovací činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:
- na základě Vašeho souhlasu, nebo
- bez Vašeho souhlasu, kdy zpracování osobních údajů je nezbytné
a) pro splnění smlouvy
b) pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany,
Naším oprávněným zájmem je vedení interních evidencí o klientech (subjektu údajů) z důvodu
o zajištění řádného chodu činností pojišťovacího agenta a pojišťovacího makléře
o ochrany našich právních nároků (abychom mohli hájit naše právní nároky v případném soudním, mimosoudním nebo vykonávacím řízení), kde je naším oprávněným zájmem předcházení vzniku škod
o provádění přímého marketingu
c) pro splnění zákonné povinnosti
Zákonnou povinností je plnění povinností dle zákona o distribuci pojištění a zajištění, kdy pojišťovací zprostředkovatel je povinen na vyžádání ČNB předložit podklady vedené v souvislosti s provozovanou činností, které obsahují také osobní údaje třetích subjektů.
C. Z jakých zdrojů údaje získáváme?
Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám byly poskytnuty přímo Vámi v rámci jednání o uzavření smlouvy nebo v rámci jakéhokoliv jiného kontaktu s Vámi (změna smlouvy apod.).
D. Kdo je příjemcem osobních údajů?
Příjemcem osobních údajů jsou
a) zpracovatelé správce
b) společnosti, které provádí pojišťovací činnosti, zajišťovací činnosti a související činnosti, jakož i další činnosti v rozsahu svého oprávnění, se kterými má společnost Re GROUP, a.s. uzavřenou smlouvu o obchodní spolupráci či jinou obdobnou obchodní smlouvu (dále jen Pojišťovny)
Osobní údaje se nepředávají do třetí země nebo mezinárodní organizace.
E. Jak dlouho budou Vaše osobní údaje uchovány?
Osobní údaje uvedené v dokumentech a záznamech souvisejících s naší zprostředkovatelskou činností ve vztahu k Pojišťovnám uchováváme po dobu trvání pojištění a do konce desátého kalendářního roku od jeho zániku, pokud jsme se o něm dozvěděli, nebo do konce desátého kalendářního roku od konce pojistné doby. Nedošlo-li ke sjednání pojištění, uchováváme dokumenty a záznamy s osobními údaji do konce druhého kalendářního roku od poslední komunikace se zákazníkem.
F. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Právo na přístup
V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, případně doplnili.
Právo na výmaz
Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
− Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali
− Využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz článek K) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo
− Ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
A mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné z důvodu ochrany našich právních nároků, plnění naší zákonné povinnosti – viz článek B.2.c).
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít práva na omezení zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
− Popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
− Vaše údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu, ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat jejich omezení,
− Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
− Vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku proti zpracování je podrobněji popsáno v článku níže. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo od nás získat všechny osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil ve formulářích (např. Váš vlastnoruční podpis).
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatnění práv výše uvedeným způsobem nijak není dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
G. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho správce.
Lze ho kontaktovat
− E-mailem na : spravce@regroup.cz
− Písemně na adrese: Re GROUP, a.s. , správce osobních údajů, Josefa Šavla 10/684, 709 00 Ostrava - Mariánské Hory
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do 1 měsíce od jejího obdržení. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás budeme samozřejmě informovat.
Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.